e-Factura pe fisc.md: cum emiți prima factură electronică

e-Factura este sistemul informațional automatizat al Serviciului Fiscal de Stat (SFS) din Republica Moldova prin care firmele emit, semnează și primesc facturi fiscale electronice. Ca să emiți prima factură, intri în Cabinetul personal al contribuabilului de pe sfs.md prin MPass, alegi firma și serviciul „e-Factura”, creezi factura în rolul de furnizor, o semnezi electronic prin MSign și o expediezi cumpărătorului.

e-Factura fisc.md sau sfs.md?

Mulți caută încă „e-factura fisc.md”, după vechiul portal servicii.fisc.md. Acesta a fost închis la 1 iunie 2025. De atunci, toate serviciile fiscale electronice, inclusiv e-Factura, se accesează doar din Cabinetul personal al contribuabilului, pe pagina oficială sfs.md. Istoricul din servicii nu s-a pierdut la închiderea vechiului portal.

Cine e obligat să folosească e-Factura

Oricine are acces la serviciile fiscale electronice poate folosi e-Factura. Obligatorie este însă în două situații:

1. Achizițiile publice. Art. 117 alin. (12) din Codul fiscal, în redacția în vigoare din 10 iulie 2025, obligă furnizorul să emită factura fiscală electronică la executarea contractelor de achiziții publice, inclusiv sectoriale, de concesiune și de valoare mică. Fac excepție livrările de energie, serviciile comunale și de comunicații electronice, precum și contractele de apărare și securitate declarate secrete.
2. Firmele din lista SFS. SFS aprobă o listă a agenților economici obligați să folosească e-Factura (Ordinul SFS nr. 124/2019). Plătitorii de TVA pot fi incluși în ea după o analiză de risc, dacă îndeplinesc cel puțin trei din zece criterii (de exemplu, vânzări mari fără angajați sau depozite). Lista se completează periodic. Prin Ordinul SFS nr. 489 din 6 octombrie 2025, de exemplu, au fost adăugate încă 10 companii.

Ce îți trebuie înainte de prima factură

• Semnătură electronică pentru autentificare și semnare: mobilă (Orange sau Moldcell) sau pe suport fizic (de la STISC sau de la Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe). Diferențele le găsești în ghidul despre MPass și MSign.
• Acces la firmă în Cabinetul personal. După autentificare alegi „Persoană juridică”, apoi compania și rolul.
• Drepturi în e-Factura. Administratorul firmei setează, în „Utilizatorii companiei”, cine poate crea sau edita, semna și anula facturi. Tot acolo se stabilește dacă factura are una sau două semnături.
• Datele cumpărătorului: codul fiscal (IDNO) și, dacă e cazul, numărul și data contractului de achiziții publice.

Cum emiți prima factură electronică, pas cu pas

Pașii de mai jos urmează ghidul oficial de utilizare al SFS, ediția 2025:

1. Intră pe sfs.md, apasă „Cabinetul personal” și autentifică-te prin MPass.
2. Alege „Persoană juridică”, selectează firma și rolul, apoi deschide serviciul „e-Factura”.
3. În sistem, alege rolul „Eu sunt furnizor” și deschide compartimentul „Facturi noi”.
4. Apasă „Creează factură fiscală” și selectează motivul (de exemplu, „Livrare”).
5. Completează data livrării și data eliberării. Data eliberării poate fi ziua curentă sau o dată din următoarele 10 zile calendaristice.
6. Alege contul bancar (IBAN) din cele înregistrate sau scrie-l manual.
7. Introdu codul fiscal al cumpărătorului: pentru firmele din Moldova, denumirea și adresa se completează automat. Pentru nerezidenți folosești „Adaugă nerezident”, iar pentru persoane fizice datele se introduc manual și sunt validate de sistem.
8. Adaugă pozițiile: cod, denumire, cantitate, preț și cota TVA. Totalurile se calculează automat.
9. Apasă „Salvează și închide”. Dacă vrei, atașezi apoi documente din „Adaugă detalii”.
10. Bifează factura în „Facturi noi” și apasă „Semnare”. Ești trimis pe MSign, unde alegi tipul de semnătură și confirmi.
11. Dacă firma folosește două semnături, a doua persoană semnează din compartimentul „Aplicată prima semnătură”.
12. Din „Aplicată a doua semnătură”, apasă „Expediază” și alege ciclul: lung (factura rămâne electronică și o semnează și cumpărătorul) sau scurt (o tipărești, aplici semnături olografe și o predai pe hârtie).

Ce face cumpărătorul

Cumpărătorul găsește factura în „Pentru acceptare”. Apasă „Coordonat”, confirmă cu „Acceptare”, apoi o semnează din „Pentru semnare”. Dacă marfa sau serviciul nu corespunde, o poate respinge.

Statusurile facturii

Greșeli frecvente

• Data eliberării prea îndepărtată. Sistemul acceptă doar ziua curentă plus maximum 10 zile.
• Ștergerea unei facturi semnate. Poți șterge doar din „Facturi noi”. După semnare, o factură greșită se anulează, nu se șterge.
• Anularea fără acordul cumpărătorului. O factură „Finisată” se anulează doar cu acceptul cumpărătorului. În ciclul lung, dacă acesta nu răspunde în 30 de zile, cererea de anulare dispare.
• Facturi respinse lăsate așa. O factură respinsă trebuie anulată din compartimentul „Respinse”, cu motivul anulării.
• Facturi importate din XML modificate. Orice salvare recalculează automat valorile. Dacă vrei să rămână exact ca în fișier, nu le edita.
• Lipsa drepturilor. Dacă nu vezi butonul „Semnare”, cere administratorului să-ți acorde dreptul „Poate semna”.

Unde găsești ghidurile oficiale

Ghidul de utilizare a SIA „e-Factura” descrie, cu capturi de ecran, toate operațiunile, de la crearea din XML la anulare și registrul facturilor. Pentru programele de contabilitate există și un ghid de integrare semi-automată prin API. La întrebări, Centrul unic de apel al SFS răspunde la 0 8000 1525.

Atenție la facturile false trimise pe email; exemple găsești în articolul despre phishing.

Întrebări frecvente

Cum intru în e-Factura?

Din Cabinetul personal al contribuabilului de pe sfs.md, prin MPass, cu semnătură electronică, EVOSign sau autentificare în doi pași. După ce alegi firma, deschizi serviciul „e-Factura”.

Este obligatorie e-Factura pentru toate firmele din Moldova?

Nu, la data verificării (octombrie 2026). E obligatorie în achizițiile publice și pentru firmele incluse în lista aprobată de SFS. Celelalte o pot folosi voluntar.

Pierd dreptul de deducere a TVA dacă furnizorul nu emite e-Factura?

Restricția din art. 102 alin. (18) din Codul fiscal, care lega deducerea TVA de factura electronică pentru furnizorii din lista SFS, a fost abrogată de la 1 ianuarie 2026, potrivit Ministerului Finanțelor. Obligația furnizorului de a emite e-Factura rămâne.

Cum anulez o factură electronică greșită?

Din „Finisate”, alegi factura, apoi „Anulează” din meniul „Suplimentar” și completezi motivul. Anularea devine definitivă după ce cumpărătorul o acceptă.

Pot emite e-Factura către o persoană fizică?

Da. Datele persoanei fizice se introduc manual, iar sistemul doar le validează. Dacă sunt greșite, factura nu se salvează.

Pe scurt

Pentru prima ta e-Factura îți trebuie semnătura electronică, acces la firmă în Cabinetul personal de pe sfs.md și dreptul de a crea și semna facturi. Restul înseamnă: „Creează factură fiscală”, completare, „Semnare” prin MSign și „Expediază”. Verifică dacă firma ta e în lista SFS sau lucrează cu statul, pentru că atunci factura electronică nu e opțională.